Автоматизация бухгалтерского учета

Одно из условий стабильной деятельности — грамотно построенная работа бухгалтерии. Этот участок славится консервативностью, но еще в 90-е, в годы всеобщей компьютеризации, изменения добрались и до него. Стали появляться информационные технологии, которые позволяют по максимуму убрать из учета и контроля ручной труд и человеческий фактор. Но главная цель — не сократить число сотрудников, а увеличить эффективность процесса.

Сам термин «автоматизация» предполагает, что, как минимум, часть функции бухгалтерского учета передается машинам. На практике удалось добиться выполнения в программах многих операций.

Но автоматизация не означает, что ответственность сотрудников уменьшается — просто задача в ведении бухгалтерского учета становится иной. Например, требуется принимать решение о способе внесения информации (в зависимости от принципов действия и устройства конкретной системы), постоянно отслеживать корректность процедур и работы программы, верно интерпретировать данные выводимых отчетов. Чтобы стать уверенным пользователем, понадобятся новые знания и навыки.

Но что же предприятия ожидают от таких программ, если на персонале сэкономить все равно не удается? Вот какой результат можно получить:

1. Исключаются арифметические ошибки.
2. Уменьшается объем бумаг.
3. Ускоряется обработка информации.
4. Быстрее удается реагировать на изменения в нормативной базе.
5. Обеспечивается почти мгновенный обмен данными между руководством и подчиненными, между разными подразделениями.
6. Финансово-хозяйственная деятельность становится прозрачнее.

Отсутствие или недостаточный эффект говорит о слабой подготовке персонала или непрофессионально проведенной автоматизации (к примеру, без предварительного анализа процессов, без учета запросов конкретного бизнеса). Ситуация требует исправления, так как, в противном случае, только усугубит уже имеющиеся проблемы.

Какой должна быть хорошая бухгалтерская программа?

В первую очередь, такой продукт — надежен и несложен в использовании, включает необходимый функционал. Позволяет вести аналитический, синтетический, количественный и валютный учет. Важно, чтобы программа предусматривала экспорт-импорт данных, гибкие настройки, совместимость с предыдущими версиями. Для удобства пользователей нужен понятный интерфейс, подробные инструкции, система помощи. Для полноценной работы система должна обеспечивать доступ к архивам.

Безопасность и сохранность информации — еще одно условие покупателей такого ПО. Обязательна встроенная защита от сбоев, умышленного взлома или повреждения базы, а также дополнительно — опция восстановления утраченных данных.

Что предлагают разработчики?

В продаже представлены комплектации на любые потребности бизнеса:

1. Для всесторонней автоматизации деятельности, в том числе и бухгалтерского учета.
2. Универсальная конфигурация для выполнения в программе основных функций бухгалтерии.
3. Вариант специально для торговых предприятий. Позволяет контролировать и отражать перемещение товаров, включая складские операции.
4. Программа для ведения кадровой работы и расчета зарплаты.

В помощь бухгалтерам и руководству предусмотрены дополнительные сервисы. Полезно заказать информационно-технологическую поддержку, то есть регулярное обновление, консультации специалистов, обслуживание программы. Также доступны продукты для настройки многорежимной работы на нескольких устройствах одновременно. Разработаны отдельные приложения для ведения учета в облаке, для формирования отчетности, сверки данных с контрагентами, контроля благонадежности партнеров.

Бухгалтерские программы в РФ выпускаются под несколькими брендами, среди которых:

• 1С (лидер отрасли с разнообразной линейкой продуктов для автоматизации учета);
• Парус (предлагает простые программы с понятным интерфейсом);
• Галактика (блок бухгалтерии можно купить и использовать отдельно или в составе модульной системы);
• БЭСТ-программы (давний участник рынка автоматизации учета);
• Диц (разработчик «Турбо-бухгалтер» — полноценного прикладного решения для основных задач бухгалтерии) и т. д.

Как работают автоматизированные программы?

Благодаря связи со справочными базами реквизиты в счетах-фактурах, платежных поручениями, накладных и других первичных документах не требуют ручного ввода. Бухгалтеры избавлены от рутинных вычислений, составления и обобщения ведомостей. Балансы и иные итоговые формы заполняются по алгоритму, исправления в аналитике сразу отражаются и в сводных формах.

Можно за пару минут выгрузить из программы нужные выписки и справки кадровой или финансовой службы. Доступны оперативные данные для контроля за выручкой, остатками товаров, состоянием платежей и т. п.

Автоматизация — это объективная необходимость. Только при использовании программных средств бизнес способен поддерживать точность, своевременность и безопасность учета, то есть выполнять требования законодательства и развиваться.